Workspace offre aux utilisateurs un moyen de créer rapidement des grilles Smartsheet pour des projets créatifs qui peuvent être regroupées au niveau du programme et du portefeuille.
L'automatisation robuste de Smartsheet peut également être utilisée pour générer des notifications supplémentaires, des flux d'approbation et bien plus encore, à partir des détails des tâches. Les utilisateurs peuvent effectuer des mises à jour et de nouvelles tâches dans Smartsheet et les tâches seront mises à jour dans Media Manager.
Mise en place de l'intégration
Les membres de l'équipe Workspace peuvent facilement s'authentifier et se connecter à Smartsheet à partir de Media Manager en cliquant sur Ouvrir dans Smartsheet qui se trouve à côté de l'onglet Paramètres.
Une fois authentifié, vous serez redirigé vers la feuille créée par Media Manager. Cette feuille sera associée à l'espace de travail et les autres membres de l'équipe y auront accès s'ils connectent leurs comptes Smartsheet.
Mise à jour des tâches dans Smartsheet
Après la configuration initiale, les utilisateurs peuvent mettre à jour une tâche dans Smartsheet en procédant comme suit :
- Modifiez la valeur d'une cellule et enregistrez les modifications dans Smartsheet.
- Accédez à votre espace de travail Media Manager pour voir les modifications reflétées.
Les modifications seront apportées à condition qu'elles soient dans un format acceptable pour la tâche Workspace. Les modifications rejetées ramèneront simplement la valeur de ce champ dans Smartsheet à la valeur de la tâche Workspace après quelques secondes. Si les champs obligatoires (par exemple, la section) ne sont pas remplis ou si les champs sont remplis de manière incorrecte, vous devez remplir cette valeur ou réviser la saisie avec une valeur acceptée. Une fois corrigées, ces lignes seront ensuite synchronisées avec Media Manager.
Un exemple de modification incompatible serait la saisie d'une valeur de texte dans la colonne de date de Smartsheet, plutôt que de choisir une date via le sélecteur de date.
Créer de nouvelles tâches dans Smartsheet
- Remplissez une nouvelle ligne dans Smartsheet, y compris les sections, qui est un champ obligatoire. Si elle n'est pas remplie ou si elle est mal remplie, vous devez remplir cette valeur ou réviser l'entrée pour une valeur acceptée.
- Une fois correctement remplies, ces lignes seront ensuite synchronisées avec Media Manager.
Vous pouvez rencontrer un certain délai entre la création d'une nouvelle ligne et l'affichage de cette tâche dans Media Manager. Un bon indicateur que la tâche a été créée avec succès est lorsque la valeur du lien d'actif apparaît dans la ligne Smartsheet.
Mise à jour des colonnes
Les colonnes suivantes sont incluses dans une feuille générée à partir d'un espace de travail :
- Nom : Nom de l'actif/de la tâche
- Section : champ obligatoire pré-rempli avec les noms de sections dans une liste déroulante pour choisir la section dans laquelle une tâche doit vivre
- Statut : champ pré-rempli avec des sélections déroulantes en cours, non commencé ou terminé
- Priorité : champ pré-rempli avec des sélections déroulantes de priorité élevée, moyenne ou faible
- Destinataire : champ pré-rempli avec des sélections déroulantes d'utilisateurs valides dans le Brandfolder connecté. Remarque : des utilisateurs peuvent être ajoutés sans compte Brandfolder, mais ils ne seront pas ajoutés en tant que destinataires dans Brandfolder.
- Date d'échéance : champ avec type de colonne comme sélection de date
- Type de fichier : champ de texte ouvert
- Dimensions : champ de texte ouvert
- Description : champ de texte ouvert
- Lien d'actif : une colonne en lecture seule qui renvoie à l'actif, automatiquement renseignée pour l'utilisateur après la création de la tâche.
Suppression de données
Les tâches (ligne entière) supprimées dans Smartsheet ne supprimeront pas les tâches dans Media Manager.
Les tâches supprimées ou effacées d'un espace de travail dans Media Manager ne supprimeront pas la ligne (tâche) correspondante dans Smartsheet.