Berechtigungen:
Eigentümer und Administratoren können einen Arbeitsbereich in ihrer Bibliothek einrichten
Workspace bietet Benutzern eine Möglichkeit, schnell Smartsheet-Raster für kreative Projekte zu erstellen, die in Berichte auf Programm- und Portfolioebene zusammengefasst werden können.
Workspace ist außerdem eng mit Smartsheet integriert. Die robuste Automatisierung von Smartsheet kann auch verwendet werden, um zusätzliche Benachrichtigungen, Genehmigungsabläufe und mehr aus Aufgabendetails heraus zu steuern. Benutzer können Aktualisierungen und neue Aufgaben in Smartsheet vornehmen und Aufgaben werden im Media Manager aktualisiert.
Einrichten der Integration
1. Workspace-Teammitglieder können sich einfach vom Media Manager aus authentifizieren und eine Verbindung zu Smartsheet herstellen, indem sie neben der Registerkarte „Einstellungen“ auf „ In Smartsheet öffnen“ klicken.
2. Nach der Authentifizierung werden Sie zu dem von Media Manager erstellten Sheet weitergeleitet. Dieses Sheet wird mit dem Workspace verknüpft und andere Teammitglieder erhalten Zugriff darauf, wenn sie ihre Smartsheet-Konten verbinden.
Aufgaben in Smartsheet aktualisieren
Nach der Ersteinrichtung können Benutzer eine Aufgabe in Smartsheet wie folgt aktualisieren:
- Bearbeiten Sie den Wert einer Zelle und speichern Sie die Änderungen in Smartsheet.
- Navigieren Sie zu Ihrem Media Manager-Workspace, um die Änderungen anzuzeigen.
Änderungen werden vorgenommen, solange sie in einem für die Workspace-Aufgabe akzeptablen Format vorliegen. Abgelehnte Änderungen setzen den Wert dieses Felds in Smartsheet nach einigen Sekunden einfach auf den Wert aus der Workspace-Aufgabe zurück. Wenn erforderliche Felder (z. B. Kategorie) nicht ausgefüllt oder Felder falsch ausgefüllt sind, müssen Sie diesen Wert ausfüllen oder die Eingabe auf einen akzeptierten Wert überarbeiten. Nach der Korrektur werden diese Zeilen dann mit Media Manager synchronisiert.
Ein Beispiel für eine inkompatible Änderung wäre die Eingabe eines Textwerts in die Datumsspalte in Smartsheet, anstatt ein Datum über die Datumsauswahl auszuwählen.
Neue Aufgaben in Smartsheet erstellen
- Füllen Sie eine neue Zeile in Smartsheet aus, einschließlich der Kategorien. Dabei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Wenn das Feld nicht oder falsch ausgefüllt ist, müssen Sie den Wert ausfüllen oder die Eingabe auf einen akzeptierten Wert ändern.
- Sobald diese Zeilen korrekt ausgefüllt sind, werden sie mit dem Media Manager synchronisiert.
Es kann zu einer Verzögerung zwischen dem Erstellen einer neuen Zeile und dem Ausfüllen der Aufgabe im Media Manager kommen. Ein guter Indikator dafür, dass die Aufgabe erfolgreich erstellt wurde, ist, wenn der Asset-Link-Wert in der Smartsheet-Zeile ausgefüllt wird.
Spalten aktualisieren
Ein aus einem Workspace generiertes Sheet enthält die folgenden Spalten:
- Name: Name des Assets/der Aufgabe
- Kategorie: Pflichtfeld, das mit Kategorienamen in einer Dropdown-Liste vorbelegt ist, um die Kategorie auszuwählen, in dem eine Aufgabe ausgeführt werden soll
- Status: Feld mit Dropdown-Auswahlmöglichkeiten für „In Arbeit“, „Nicht begonnen“ oder „Abgeschlossen“ vorab ausgefüllt.
- Priorität: Feld mit Dropdown-Auswahlmöglichkeiten für hohe, mittlere oder niedrige Priorität vorab ausgefüllt
- Zugewiesener Benutzer: Feld mit Dropdown-Auswahlmöglichkeiten gültiger Benutzer im verbundenen Media Manager vorab ausgefüllt. Bitte beachten: Benutzer, die kein Konto haben, können hinzugefügt werden, werden jedoch nicht als zugewiesen im Media Manager hinzugefügt.
- Fälligkeitsdatum: Feld mit Spaltentyp als Datumsauswahl
- Dateityp: offenes Textfeld
- Maße: offenes Textfeld
- Beschreibung: offenes Textfeld
- Asset-Link: Eine schreibgeschützte Spalte mit einer Verknüpfung zum Asset, die nach der Aufgabenerstellung automatisch für den Benutzer ausgefüllt wird.
Löschen von Daten
In Smartsheet gelöschte Aufgaben (gesamte Zeile) löschen oder entfernen keine Aufgaben im Media Manager.
In Media Manager gelöschte oder aus einem Workspace entfernte Aufgaben löschen nicht die entsprechende Zeile (Aufgabe) in Smartsheet.