Die Benutzergruppen-Funktion erlaubt Admins eine große Anzahl von Benutzern über alle Ressourcen hinweg zu verwalten. Es ermöglicht, detailliertere Rollen für Ihre Benutzer zu definieren und Benutzer in großen Mengen zu verwalten.
Benutzergruppen einrichten
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Bulk Management > Benutzergruppen.
- Oben auf der Seite Benutzergruppen finden Sie einen Bereich, in dem Sie eine Beschreibung der Gruppe und einen Gruppennamen eingeben können. Sobald diese Informationen eingegeben wurden, wählen Sie Gruppe erstellen.
- Es erscheint eine Benachrichtigung, dass die Benutzergruppe erfolgreich erstellt wurde! Die Gruppe wird dann in der Benutzergruppentabelle angezeigt.
- Sie werden dann auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie festlegen können, welche Benutzer in Ihre neu erstellte Gruppe aufgenommen werden sollen.
5. Suchen Sie im Feld Benutzer zur Gruppe hinzufügen nach dem Namen des Benutzers oder geben Sie E-Mail-Adressen in das Feld Benutzer zur Gruppe hinzufügen ein. Sie können auch eine Liste von Benutzern in das Feld kopieren und einfügen. Hinweis:Nur Benutzer, die bereits in der Organisation sind, werden der Gruppe hinzugefügt.
6. Wenn Sie möchten, dass die Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, schalten Sie E-Mail-Einladung senden ein. Klicken Sie auf Einladungen senden.
7. Es wird eine Meldung angezeigt, die besagt: Wir arbeiten daran, Benutzer zu dieser Benutzergruppe hinzuzufügen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Benutzer hinzugefügt wurden.
Benutzergruppen verwalten
Sobald eine Benutzergruppe erstellt wurde, wählen Sie, kehren Sie zu Benutzergruppe zurück, um zur Benutzergruppen-Verwaltungsseite zurückzukehren.
Auf der Seite Benutzergruppe sehen Administratoren eine Liste der Gruppen, die sie verwalten können. Admin-Benutzer auf Bibliotheksebene sehen alle Gruppen, die in der Organisation gemeinsam genutzt werden. Die Liste aller Gruppen enthält den Gruppennamen, das Erstellungsdatum, die Anzahl der Mitglieder und eine rote Schaltfläche zum Löschen. Die Schaltfläche Löschen löscht die Benutzergruppe und entfernt alle Gruppenmitglieder und Berechtigungen, die sie haben. Hinweis: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bearbeiten einer Gruppe
Wenn Sie weitere Informationen zu einer bestimmten Gruppe wünschen, klicken Sie in der Liste auf den Gruppennamen. Daraufhin wird eine neue Seite geöffnet, auf der Sie Ressourcenberechtigungen für die Gruppe anzeigen und hinzufügen, Gruppenmitglieder anzeigen, Benutzer einladen und entfernen sowie Gruppendetails bearbeiten können.
- Um eine Gruppe zu bearbeiten, wählen Sie Benutzergruppe bearbeiten.
- Ändern Sie entweder den Gruppennamen oder die Beschreibung und wählen Sie Gruppe aktualisieren.
Hinzufügen und Entfernen von Ressourcenberechtigungen für eine Gruppe
- Wählen Sie auf der Gruppenseite Berechtigungen Tab aus.
- Wählen Sie Bibliotheken, Kollektionen, Unter-Kollektionen, Workspaces, Brandguides und Portale aus, auf die die Gruppe Zugriff hat, aus dem Ressourcen-Dropdown.
- Legen Sie fest, ob es sich um einen Admin, Mitarbeiter oder Gäste des Berechtigungsstufen Dropdown handelt.
- Geben Sie eine persönliche Nachricht ein (optional)
- Wenn Sie möchten, dass die Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, schalten Sie E-Mail-Einladung senden ein.
Hinweis: Wenn Sie E-Mail-Einladung senden auswählen, wenn eine Berechtigung hinzugefügt wurde, werden Benutzer per E-Mail darüber informiert, zu welchen Ressourcen sie hinzugefügt wurden und welche Berechtigungsstufe sie haben.
Die Berechtigungstabelle unter dem Einladungsbereich für Berechtigungen zeigt den Ressourcennamen, den Ressourcentyp, das Erstellungsdatum, die Berechtigungsstufe und Admin-Benutzer, die Zugriff auf die Gruppe haben, können die Schaltfläche 'Ressourcen entfernen' auswählen.
Einladen und Entfernen von Benutzern aus einer Gruppe
Stellen Sie sicher, dass auf der Gruppenseite die Registerkarte Benutzer ausgewählt ist.
Um Benutzer zu einer Gruppe einzuladen, können Sie die Schritte 6 bis 8 im Abschnitt 'Einrichten von Benutzergruppen' dieses Artikels ausführen.
Benutzer können aus einer Gruppe entfernt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Entfernen neben ihren Informationen klicken. Durch das Entfernen eines Benutzers aus einer Gruppe werden alle über die Gruppe erteilten Berechtigungen widerrufen. Erteilte individuelle Berechtigungen bleiben erhalten.