Gestion groupée

 

Dans votre bibliothèque, accédez à Paramètres > Gestion en bloc.

 

À partir de là, vous serez invité avec un nouvel écran qui vous permettra de choisir soit des balises, des champs personnalisés, des étiquettes, des liens de partage, des règles, des liens FTP ou des liens de téléchargement à gérer.

La gestion en masse des balises vous permettra d'éditer facilement les noms de balises ou de les supprimer. Cela affichera toutes les balises sur toutes les ressources de la bibliothèque. En modifiant le nom d'une balise ici, il sera mis à jour pour tous les actifs qui ont cette balise associée. La même chose est également vraie si une balise est supprimée, elle sera supprimée pour tous les actifs qui ont cette balise associée.

Pour les champs et balises personnalisés, vous avez la possibilité de mettre à jour le nom, de supprimer le terme et de voir le nombre de ressources actuelles qui lui sont associées.

En cliquant sur la balise ou le champ personnalisé, l'utilisateur va entrer dans la bibliothèque pour voir quels éléments sont associés à ce terme.

En cliquant sur la balise ou le champ personnalisé, l'utilisateur va entrer dans la bibliothèque pour voir quels éléments sont associés à ce terme.

 

Si le bouton hiérarchisé affiche le champ personnalisé en haut de la page détaillée, ainsi que la grille de recherche si le "affiche les champs personnalisés" est activé pour être activé dans Options d'affichage.

1. Si les champs personnalisés contrôlés sont activés dans la bibliothèque, toutes les touches Champ personnalisé s'affichent et l'utilisateur peut sélectionner les valeurs dans une liste déroulante.

2. Si la touche Champs personnalisés a des valeurs restreintes, les valeurs apparaîtront dans une liste déroulante. Sinon, ils auront une entrée de texte.

3. Cliquer sur les valeurs d'un champ personnalisé permettra à l'utilisateur de renommer/supprimer les valeurs en bloc.

4. Le traitement prend une minute, de sorte que les opérations en bloc peuvent ne pas être immédiatement disponibles.

Les labels vous permettent d'organiser le contenu dans une vue hiérarchique. Ici, vous pouvez définir l'imbrication des labels et organiser l'ordre. Vous pouvez ensuite utiliser les règles pour déplacer automatiquement le contenu dans des labels ou utiliser la barre d'outils de gestion en bloc pour sélectionner des actifs et les ajouter aux labels. Les actifs peuvent vivre dans plusieurs labels.

Dans l'option Lien de partage, un utilisateur peut mettre à jour le lien de partage, voir les actifs qui lui sont associées et supprimer tous les anciens liens qui ne devraient plus circuler.

L'automatisation permet aux utilisateurs de définir des modèles de taxonomie simples qui sont appliqués aux actifs en fonction de certains critères. Les utilisateurs peuvent définir un déclencheur qui se traduira par une série d'actions personnalisées. Ils s'exécuteront dès que vous mettrez à jour les actifs qui affectent le déclencheur.

 

Note : Les règles ne s'exécutent qu'au moment de l'ingestion d'actifs, elles ne s'exécutent pas automatiquement sur les actifs existants dans le système. Cependant, les règles peuvent être exécutées à nouveau à tout moment, plus de détails à ce sujet ci-dessous.

 

1. Pour ajouter une nouvelle automatisation, cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle automatisation"  » dans le coin supérieur droit de la page. Une nouvelle zone apparaîtra dans laquelle les composants de l'automatisation seront construits.

2. Nommez l'automatisation. Utilisez une langue descriptive ou un résumé pour capturer ce que l'automatisation fait car c'est ce qui sera recherchable.

3.Définir le déclencheur. Un seul déclencheur peut être défini, mais plusieurs éléments de ce déclencheur peuvent être définis selon des critères de déclenchement. Une fois le déclencheur défini, sélectionnez Enregistrer le déclencheur.

Par exemple, plusieurs balises peuvent être utilisées pour déclencher une automatisation. Ces déclencheurs fonctionneront si L'UNE des balises est ajoutée. Ainsi, si la balise « anglais » ou la balise « français » est ajoutée, l'automatisation s'exécutera.

4.Définir la(les) action(s). Plusieurs actions peuvent être automatisées à partir d'un seul déclencheur. (Reportez-vous au graphique ci-dessous pour les combinaisons supportées.)

 

Chaque action doit être définie et enregistrée en cliquant sur le bouton Enregistrer l'action avant d'ajouter une autre action.

Par exemple, pour le déclencheur du tag English, vous pouvez définir l'action comme « ajouter à plusieurs collections » (équipe de Banff, réseaux sociaux, partenaires britanniques et distributeurs américains) et « ajouter » à plusieurs labels (numérique et imprimée).

 

5. Une fois que vous avez terminé de créer votre automatisation, sélectionnez Créer une automatisation dans le coin inférieur droit. Si vous avez besoin de recommencer, vous pouvez sélectionner le bouton de réinitialisation dans le coin inférieur gauche.