Workspace est un moyen innovant pour les créatifs et les spécialistes du marketing d'organiser et de collaborer sur des projets au sein de Media Manager. Il donne aux équipes les outils dont elles ont besoin pour travailler ensemble plus efficacement et en parallèle. Workspace élimine les obstacles afin que les créatifs et les marketeurs puissent mieux planifier et mettre en œuvre le développement et l'utilisation des actifs. Les projets en cours peuvent être placés dans des landing pages pour travailler sur le développement des actifs liés. Au final, les projets marketing et le développement d'actifs deviennent plus agiles.
Workspace s'intègre également parfaitement avec Smartsheet. Cela permet non seulement aux équipes d'être plus efficaces, mais fournit également aux dirigeants une visibilité globale sur l'avancement des projets marketing. Ces informations aident les dirigeants à mieux planifier leurs ressources humaines et à mieux définir les objectifs organisationnels.
Workspace répond à de nombreux cas pratiques: développement de campagnes marketing; projects de rebranding. Il offre aux spécialistes du marketing et aux créatifs un espace dans lequel ils peuvent réfléchir à une nouvelle campagne, démarrer un nouveau projet, constituer leur équipe, collecter des documents de référence, présenter des éléments d'identité de la marque, définir de nouveaux actifs à créer et suivre les progrès et les validation, le tout depuis Media Manager.
Un Workspace est inclut dans les édtions Premium et Entreprise de Media Manager. Vous pouvez en ajouter d'autres à tout moment si nécéssaire. Contactez votre account manager ou enterprisesolutionssupport@gettyimages.com pour plus d'informations.
Créer un Workspace
Au niveau bibliothèque, les administrateurs devront sélectionner le bouton + New Workspace sur le côté supérieur gauche.
Une nouvelle fenêtre modale apparaîtra où vous pourrez ajouter un nom de Workspace (obligatoire), une URL (obligatoire), une date d'échéance et une description.
Ajouter des coéquipiers et personnaliser le Workspace
L'administrateur peut ajouter des coéquipiers au Workspace en cliquant sur l'icône située au-dessus de 0 Team Members. Ceci ouvrira une nouvelle fenêtre de gestion des utilisateurs.
Le bouton paramètres permettra aux administrateurs de modifier les paramètres du Workspace et de télécharger une image d'en-tête.
Ajouter du matériel de référence à Workspace
L'ajout d'actifs à un Workspace est similaire à l'ajout d'actifs à des collections.
Sélectionnez un ou plusieurs assets pour la barre d'actions groupées apparaisse. Sélectionnez Ajouter à puis Workspace.
Une fois cette action terminée, l'asset apparaîtra dans le Workspace. Les assets qui sont ajoutés à un Workspace peuvent servir de matériel de référence pour guider les équipes quant à la création de nouveaux actifs. Les assets peuvent inclure des logos, des images à en-tête, des palettes de couleurs et des polices utilisées pour créer de nouveaux actifs.
Ajouter des tâches détaillées
Les administrateurs et les collaborateurs d'un Workspace donné peuvent ajouter de nouvelles tâches au Workspace en utilisant la liste déroulante Créer au sein d'une section et en sélectionnant Tâche.
Actuellement, les tâches sont créées en tant que fichiers génériques avec la mention To do (À faire) sur la vignette. Ceci permet d'afficher les tâches dans des intégrations telles que Adobe Photoshop.
Sélectionner Créer une tâche ouvrira une nouvelle fenêtre pour que l'utilisateur puisse saisir plus de détails. Les détails des tâches comprennent :
- Nom de l'asset
- Date d'échéance- Sélectionnez une date d'achèvement de la tâche.
- Priorité : faible, moyenne ou élevée.
- Type de fichier- Sélectionnez parmi les types de fichiers courants.
- Taille ou Dimensions- Information de taille libre.
- Statut- Non démarré, en cours, terminé.
- Description- Champ libre pour décrire la tâche à effectuer.
- Assigner à- membres de l'équipe auxquels assigner la tâche.
Une fois renseignées, ces informations seront disponibles dans la fenêtre modale de l'actif à côté des détails de l'actif.
Cela permet aux membres de l'équipe d'ajouter aux actifs les tags et champs personnalisés nécessaires tout en y travaillant dessus.
Les liens CDN sont accessibles depuis l'onglet Intégré et sont utilisés pour ajouter des actifs à des e-mails ou dans des landing des pages.
Notez que les actifs incomplets apparaîtront dans le Workspace avec une bannière non démarré/en cours pour tous les utilisateurs ayant accès au Workspace. Ils apparaîtront également comme non démarré/en cours au niveau bibliothèque pour les administrateurs. Une fois que l'actif est marqué comme terminé dans le Workspace, ce dernier devient disponible à tous les utilisateurs au niveau bibliothèque.
Rechercher, trier et filtrer
Un Workspace comporte des filtres avancés orientés vers la gestion de projets. Les utilisateurs peuvent rapidement filtrer pour ne voir que les éléments qui leur sont attribués. Ils peuvent également filtrer par statut, priorité ou encore en fonction d'une periode définie.
Les actifs peuvent également être triés en fonction de la prochaine échéance.
Intégration Smartsheet
Workspace s'intègre également étroitement à Smartsheet. Il permet aux utilisateurs de créer rapidement des grilles Smartsheet pour des projets créatifs, qui peuvent être regroupées dans des programmes de reporting.
Les coéquipiers Workspace peuvent facilement s'authentifier et se connecter à Smartsheet depuis Media Manager en cliquant sur Ouvrir dans Smartsheet, à côté de l'onglet Paramètres.
Une fois authentifié, l'utilisateur sera redirigé vers la feuille que la bibliothèque aura créée en son nom. Cette feuille sera associée au Workspace et les autres membres de l'équipe y auront accès s'ils connectent leurs comptes Smartsheet.
Pour plus d'informations concernant Workspaces, veuillez contacter l'équipe Media Manager.