La fonctionnalité Groupes d'utilisateurs permet aux administrateurs de gérer un grand nombre d'utilisateurs à travers toutes les ressources. Elle permet de définir des rôles plus détaillés pour vos utilisateurs et de les gérer en masse.
Configuration de groupes d'utilisateurs
- Accédez à Paramètres > Gestion groupée > Groupes d'utilisateurs.
- En haut de la page Groupes d'utilisateurs, vous pourrez saisir une description et un nom de groupe. Une fois ces informations remplies, sélectionnez Créer un groupe.
- Une notification apparaîtra indiquant Groupe d'utilisateurs créé avec succès ! Le groupe apparaîtra alors dans la liste des groupes d'utilisateurs existants.
- Vous serez ensuite redirigé vers une nouvelle page où vous pourrez désigner les utilisateurs à inclure dans le groupe nouvellement créé.
- Dans l'onglet Ajouter des utilisateurs au groupe, recherchez le nom ou insérez l'adresses e-mail de l'utilisateur dans le champ prévu à cet effet. Vous pouvez également copier/coller une liste d'utilisateurs dans ce champ. Remarque :seuls les utilisateurs déjà présents dans l'organisation seront ajoutés au groupe.
- Si vous souhaitez que les utilisateurs reçoivent une notification par e-mail, activez Envoyer une invitation par e-mail. Sélectionnez Ajouter des utilisateurs.
- Un message s'affichera indiquant: Nous travaillons sur l'ajout d'utilisateurs à ce groupe d'utilisateurs</0>. Vous recevrez une notification lorsque les utilisateurs auront été ajoutés.
Gérer les groupes d'utilisateurs
Une fois qu'un groupe d'utilisateurs est créé, sélectionnez Revenir aux groupes d'utilisateurs pour revenir à la page de gestion des groupes d'utilisateurs.
Sur la page Groupe d'utilisateurs, les administrateurs verront la liste des groupes qu'ils peuvent gérer. Les utilisateurs administrateurs au niveau Bibliothèque verront tous les groupes partagés au sein de l'organisation. La liste de tous les groupes inclut le nom du groupe, la date de création, le nombre de membres et un bouton de suppression rouge. Le bouton de suppression supprimera le groupe d'utilisateurs et tous les membres et leurs permissions. À noter: cil est impossible de revenir en arrière.
Modifier un groupe
Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur un groupe, cliquez sur le nom du groupe dans la liste. Une nouvelle page apparaîtra avec la possibilité d'afficher et d'ajouter au groupe des autorisations à des ressources, de voir ses membres, d'inviter et de supprimer des utilisateurs et de modifier les détails du groupe.
- Pour modifier un groupe, sélectionnez Modifier le groupe d'utilisateurs.
- Modifiez le nom ou la description du groupe et sélectionnez Mettre à jour le groupe.
Ajouter et supprimer des groupes d'utilisateurs aux ressources
- Dans la page des groupes d'utilisateurs, sélectionnez l'onglet Permissions.
- Sélectionnez les bibliothèques, les collections, les sous-collections, les workspaces, les brandguides et les portails auxquels le groupe aura accès dans la liste déroulante Ressource.
- Sélectionnez s'il s'agit d'un administrateur, d'un collaborateur ou d'un invité dans la liste déroulante Niveau d'autorisation.
- Ajoutez un message personnel (facultatif).
- Si vous souhaitez que les utilisateurs reçoivent une notification par e-mail, activez l'option Envoyer une invitation par e-mail, puis cliquez sur Envoyer des invitations.
Remarque: Si vous sélectionnez Envoyer une invitation par e-mail lorsqu'une autorisation est ajoutée, les utilisateurs seront informés par e-mail des ressources auxquelles ils ont été ajoutés et de leur niveau d'autorisation.
Le tableau des autorisations situé sous la zone d'invitation indique le nom de la ressource, le type de ressource, la date de création, le niveau d'autorisation et le bouton de suppression. Les administrateurs qui ont accès au groupe sont en mesure de sélectionner le bouton supprimer des ressources.
Inviter et supprimer des utilisateurs d'un groupe
Sur la page des groupes, assurez-vous que l'onglet Utilisateurs est sélectionné.
Pour inviter des utilisateurs à rejoindre un groupe, vous pouvez suivre les étapes 6 à 7 de la section Configuration des groupes d'utilisateurs de cet article.
Les utilisateurs peuvent être retirés d'un groupe en sélectionnant le bouton Supprimer à côté de leurs informations. Supprimer un utilisateur d'un groupe révoquera toutes ces autorisations accordées via le groupe. Les autorisations individuelles accordées seront maintenues.