Le partage intuitif, fiable et sécurisé est au cœur de la plateforme Media Manager. Media Manager propose plusieurs options de partage de ressources afin de favoriser une collaboration plus efficace entre les équipes et les partenaires, de réduire la dispersion des ressources et d’optimiser les ressources de l’entreprise.
Partage d'actifs individuels
Il existe deux façons de partager des actifs individuels via un lien de partage, que ce soit en interne ou en externe.
Partager depuis la fenêtre modale de l'actif
Ouvrez la fenêtre modale de l'actif que vous souhaitez partager et sélectionnez l'option Partager dans le coin inférieur droit.
Partager depuis la Bibliothèque ou la Collection
La deuxième option pour partager un actif individuel est disponible au niveau de la Bibliothèque ou de la Collection. Survolez l'actif, cliquez sur les trois points situés dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez l'option Partager dans le menu déroulant.
Partager des actifs en masse
Dans la fenêtre modale des actifs, sélectionnez les actifs que vous souhaitez partager en utilisant les cases à cocher sur les vignettes des actifs.
Une fois les actifs sélectionnés, la barre d'outils de gestion en masse bleue apparaîtra en bas de votre page. Depuis cette barre d'outils, sélectionnez l'option Partager (il est toujours utile de noter le nombre d'actifs sélectionnés dans le coin inférieur gauche).
Modifier les options du lien de partage
Une fois les actifs sélectionnés, une nouvelle fenêtre modale de partage apparaîtra avec plusieurs options personnalisables.
Depuis cette fenêtre modale, vous pouvez modifier les options suivantes :
Rendre le lien privé : Seuls les utilisateurs disposant d’un compte Media Manager pourront voir les actifs partagés. Cette option masque la possibilité de demander une adresse e-mail pour accéder. Activer l'option privée fonctionne également pour le partage interne des actifs (entre utilisateurs de Media Manager).
Désactiver la fonctionnalité de téléchargement (mode consultation uniquement) : Les utilisateurs pourront uniquement consulter le contenu via le lien de partage, sans possibilité de télécharger ou de partager les actifs. Les Bibliothèques ou Collections en mode consultation permettent aux Invités de demander l’accès pour télécharger les fichiers.
Définir une date d'expiration pour le lien : Définissez une date d’expiration pour votre lien de partage. Après cette date, le lien sera inaccessible.
M’avertir des mises à jour du lien de partage : Des notifications alerteront le créateur du lien de partage lorsqu’une personne consulte le lien ou télécharge des actifs. Ces notifications sont envoyées au créateur via le centre de notifications de Media Manager et par e-mail. Les mises à jour dans le centre de notifications sont en temps réel, tandis que les notifications par e-mail sont envoyées toutes les heures.
Activer l'option Galerie : La Galerie offre une expérience de partage élégante et personnalisée. Les informations supplémentaires, telles que les sections, les noms et les détails des actifs, ne seront pas affichées. Tous les fichiers joints apparaîtront simplement, et si le lien de partage permet les téléchargements, vous pourrez survoler un actif pour afficher le bouton de téléchargement. Si votre lien de partage est privé, vous ne pouvez pas activer l'option Galerie. Vous avez également la possibilité de télécharger un logo qui apparaîtra en haut du lien de partage.
Il existe quelques paramètres de partage supplémentaires que les administrateurs peuvent ajuster en accédant à Paramètres > Paramètres généraux > Onglet avancé.
En tant que contrôle de sécurité supplémentaire, les administrateurs peuvent restreindre le partage aux seuls utilisateurs de Media Manager en activant Restreindre le partage aux utilisateurs de cette bibliothèque.
Les administrateurs peuvent définir par défaut que les liens de partage soient créés comme privés en activant Rendre les liens de partage privés par défaut. Veuillez noter que l’utilisateur qui partage les liens peut choisir de les rendre publics s’il le souhaite.
Les administrateurs peuvent définir une durée par défaut avant l’expiration des liens de partage en activant Faire expirer les nouveaux liens de partage après une durée par défaut.
Les administrateurs peuvent également exiger qu’un utilisateur saisisse une adresse e-mail pour accéder au lien de partage en activant Exiger une identification pour les partages publics. L’adresse e-mail saisie sert uniquement à suivre les utilisateurs dans Insights et n’a pas besoin d’être associée à un compte Media Manager.
Suppression d'actifs des liens de partage
Les utilisateurs disposant des autorisations d'édition pour un lien de partage donné peuvent supprimer des actifs de ce lien après sa création. Les utilisateurs suivants ont accès aux autorisations d'édition des liens de partage : les utilisateurs ayant des autorisations d'administrateur sur les ressources partagées, ainsi que les invités ou collaborateurs ayant créé le lien de partage.
1. Pour supprimer des actifs d’un lien de partage, accédez d’abord à l’URL du lien de partage.
2. Une fois sur la page du lien, sélectionnez les actifs à supprimer.
3. Une barre apparaîtra en bas de l’écran, contenant un bouton Supprimer du lien de partage. Cliquez sur ce bouton.
4. Une nouvelle fenêtre modale s’affichera pour confirmer la suppression des actifs sélectionnés. Cliquez sur Supprimer les actifs.
5. Dans le coin supérieur droit de l’écran, une notification apparaîtra pour vous informer que les actifs ont bien été supprimés du lien de partage.
Ajout d'actifs aux liens de partage
Les mêmes utilisateurs ayant la possibilité de supprimer des actifs d’un lien de partage peuvent également ajouter des actifs après la création du lien.
1. Sélectionnez les actifs à ajouter au lien de partage existant. Une fois les actifs sélectionnés, la barre d'outils de gestion en masse apparaîtra.
2. Sélectionnez Ajouter au lien de partage dans la barre d'outils.
Une nouvelle fenêtre modale s’affichera. Dans la barre de recherche des liens de partage, les éléments suivants peuvent être utilisés pour retrouver un lien déjà créé :
- L’URL du lien de partage (correspondance exacte)
- Le nom du lien de partage (correspondance partielle)
- Le créateur du lien de partage (correspondance basée sur l’adresse e-mail)
Les administrateurs peuvent activer l'option Afficher uniquement les liens de partage que j’ai créés pour affiner les résultats de recherche.
- Les résultats de la recherche peuvent être prévisualisés dans le panneau droit de la fenêtre modale en sélectionnant le lien de partage souhaité. S’il n’y a qu’un seul résultat, le lien sera prévisualisé automatiquement.
- Cliquez sur le bouton Ajouter au lien de partage. Les actifs seront ajoutés au lien de partage, et une notification apparaîtra dans le coin supérieur droit pour confirmer l’ajout.
Informations visibles sur le lien de partage aux éditeurs
Après la création d’un lien de partage, un éditeur peut consulter le lien et voir deux panneaux d’informations sur la droite de l'écran.
Le premier panneau affiche les informations suivantes :
- La Bibliothèque depuis laquelle les actifs sont partagés.
Le nombre d’actifs masqués (actifs non publiés, expirés ou non approuvés).
Le nombre d’actifs affichés.
L’accès (public ou privé).
La date de création.
La date d’expiration.
Créé par.
Notifications : elles peuvent être activées ou désactivées. Si elles sont activées, vous recevrez des notifications lorsque les utilisateurs consultent le lien de partage.
Le deuxième panneau est consacré à l’activité du lien de partage. Il montre qui a consulté le lien en affichant l’adresse e-mail de l’utilisateur, ainsi que la date et l’heure de consultation.
Gestion des liens de partage en masse
Les administrateurs peuvent gérer leurs liens de partage depuis l’espace de gestion en masse en accédant à Paramètres > Gestion en masse > Liens de partage.
Sur la page des liens de partage, les administrateurs peuvent consulter les informations de base sur chaque lien, telles que :
- Le nom du lien
Le créateur
Le nombre d’actifs
Les paramètres d’accès
La date de création
La date d’expiration
Si une adresse e-mail est requise pour l’accès
Les administrateurs peuvent également cliquer sur Modifier pour ajuster les paramètres configurés sur un lien de partage.
Ils peuvent supprimer un lien de partage individuel en cliquant sur l’icône corbeille.
Les liens de partage peuvent aussi être supprimés en masse en cochant les cases à gauche de chaque lien. Pour sélectionner uniquement certains liens, utilisez Shift + clic. Une fois les liens sélectionnés, cliquez sur le bouton Supprimer.