Distribuer le contenu de votre marque est désormais plus facile que jamais grâce à l'espace de gestion des utilisateurs de Media Manager. Les administrateurs peuvent inviter, gérer, envoyer des messages, et supprimer les utilisateurs dans l'espace de gestion des utilisateurs au niveau Organisation et dans la page Utilisateurs aux niveaux Bibliothèque et Collection.
Espace de gestion des utilisateurs au niveau Organisation
En tant que owner ou administrateur, vous êtes en mesure de gérer vos utilisateurs grâce à l'espace User Management. Cet espace se trouve au niveau de l'organisation en sélectionnant Paramètres, puis Gérer les utilisateurs.
Au niveau Organisation, il y a quelques capacités importantes à noter :
- Si vous souhaitez inviter un utilisateur à accéder au niveau Organisation, son invitation devra provenir de l'espace de gestion des utilisateurs du niveau Organisation. Vous ne pouvez pas inviter d'utilisateurs au niveau de l'organisation sur la page de gestion des utilisateurs de Media Manager. Notez que lorsque vous invitez des utilisateurs au niveau de Organisation, ces derniers ont automatiquement accès à toutes les bibliothèques et collections incluses dans l'organisation.
- Les Owners peuvent télécharger un fichier CSV de tous les utilisateurs inclus/associés à leur organisation. Ce fichier CSV se trouve au-dessous de la zone d'invitation des utilisateurs. Cliquez la petite flèche pointant vers le bas, à droite du nom de votre Organisation.
- Si vous souhaitez supprimer un utilisateur de toutes les ressources de l'organisation, vous devez le faire dans l'espace de gestion des utilisateurs au niveau Organisation. Une fois que vous avez localisé l'utilisateur dans l'une des ressources de l'organisation, sélectionnez le bouton Tout sous la colonne Supprimer tout.
- Les préréglages SSO sont gérés au niveau Organisation via le menu déroulant Niveau d'autorisation par défaut dans le coin supérieur droit.
- Le menu déroulant Niveau d'autorisation par défaut donne un accès général aux utilisateurs. Cela signifie que si l'option "invité" est sélectionnée dans le menu déroulant, un utilisateur se connectant via SAML aura automatiquement accès à cette ressource spécifique en tant qu'invité. Avant d'activer ce paramètre, assurez-vous que tous vos utilisateurs SAML disposent de ce niveau d'autorisation par défaut.
- Assurez-vous également de naviguer jusqu'au niveau de la bibliothèque ou de la collection où vous souhaitez définir les autorisations par défaut, autrement les utilisateurs se verront accordés des autorisations par défaut au niveau de l'organisation.
- Pour en savoir plus sur les options d'accès utilisateurs SAML, consultez la base de connaissances SAML et SSO.
Page de gestion des utilisateurs au niveau Bibliothèque
La gestion quotidienne des utilisateurs se fait au niveau de la bibliothèque. Au niveau de la bibliothèque, vous devrez sélectionnerUtilisateursdans le coin supérieur droit d'une bibliothèque ou d'une collection. À partir de là, la page de gestion des utilisateurs s'affichera.
Sur le côté gauche, vous trouverez une liste complète de vos actifs, y compris bibliothèque (s), collection (s), guide (s) de marque, portail (s) et espace de travail.
Demandes d'accès
En haut de la page, vous trouverez une zone réservée aux demandes d'accès.
Pour approuver les demandes, cochez la case à côté de l'e-mail de l'utilisateur, sélectionnez son niveau d'autorisation dans le menu déroulant et sélectionnez le bouton Accorder l'accès.
Pour rejeter les demandes, cliquez sur le bouton rouge situé à droite des adresses e-mail.
Limites du forfait
Sous les demandes d'accès, vous trouverez une zone avec les limites de votre forfait. C'est un aperçu rapide du nombre d'owners, d'administrateurs et de collaborateurs que vous avez inclus dans votre forfait et du nombre de ces postes que vous avez utilisés.
Envoyer des invitations
- Pour envoyer des invitations, naviguez jusqu'à la zone d'invitation des utilisateurs .
- Remplissez les champs suivants :
- Adresses e-mail
- Ajouter
- Si vous envoyez des invitations pour la première fois, vous devrez saisir leur adresse e-mail complète. Plusieurs e-mails devront être séparés par une virgule.
- Si un utilisateur est déjà présent dans le système et fait partie de votre organisation, il vous suffit de commencer à saisir son e-mail pour qu'il apparaisse.
- Utilisez les touches directionnelles pour localiser le bon utilisateur et tapez Entrer. Vous pouvez également cliquer sur son e-mail avec la sourise pour le sélectionner dans la liste.
- Lorsqu'un utilisateur existant est sélectionné, vous pouvez passer la souris sur son nom pour afficher l'intégralité de son e-mail.
- Supprimer
- Pour supprimer un e-mail de la liste des invitations, vous pouvez cliquer sur le « x » à côté de leur nom ou sélectionner la touche retour arrière.
- Navigation :Vous pouvez utiliser la touche Tab (vers l'avant) ou Shift + Tab (vers l'arrière) pour sélectionner les différents utilisateurs à supprimer. Vous pouvez aussi faire la même chose en utilisant les touches fléchées gauche et droite.
- Note :Les utilisateurs en attente d'invitation d'utilisateur, et les demandes d'accès n'apparaîtront pas dans la liste déroulante des utilisateurs préexistants.
- Ressource. Choisissez ici les bibliothèques, collections, sous-collections, Workspaces, Brandguides et Portails auxquels vous souhaitez inviter l'utilisateur. Un menu déroulant vous permet de sélectionner rapidement la ou les ressources.
- Niveau d'autorisation. Les options incluent Administrateur, Collaborateur et Invité. Pour en savoir plus sur chaque type d'utilisateur, veuillez consulter la base de connaissances sur la gestion des utilisateurs.
- Message personnel. Ce champ est facultatif, mais il constitue un bon moyen de présenter rapidement le contenu auquel l'utilisateur a désormais accès.
- Indiquez si vous souhaitez ou non que l'invitation soit envoyée par e-mail. Attention : cela peut être fait à tous les niveaux, sauf au niveau Organisation.
- Sélectionnez Envoyer les invitations.
Remarque: Les autorisations des utilisateurs sont en cascade. Inviter un utilisateur au niveau Bibliothèque lui donnera accès à l'ensemble de la bibliothèque et aux collections qu'elle contient. Un utilisateur invité au niveau d'une collection individuelle ne pourra voir que cette collection spécifique.
Envoyer des messages
- Sélectionnez l'option de message au-dessus de la zone d'invitation des utilisateurs.
- Remplissez les champs suivants :
- Ressource : Sélectionnez la ou les ressources auxquelles vous souhaitez associer vos utilisateurs afin de recevoir le message.
- Destinataires : Sélectionnez le type d'utilisateur de cette ressource auquel vous souhaitez recevoir le message (invité, collaborateur ou administrateur).
- Message : saisissez le message que vous souhaitez envoyer au type d'utilisateur spécifique sur la ressource spécifique que vous avez désignée.
3. Sélectionner, Envoyer le message.
4. Les messages seront envoyés dans l'application aux utilisateurs désignés. Ils apparaîtront dans leur
centre de notification.
Gérer les utilisateurs
Dans l'espace de gestion des utilisateurs, une zone répertorie tous les utilisateurs associés à une ressource donnée. Vous pouvez apporter les modifications suivantes aux utilisateurs :
- Ajustez leur niveau d'autorisation en sélectionnant un nouveau niveau d'accès dans la liste déroulante.
- Supprimer de la bibliothèque (Collection, Workspace, Brandguide, Portail) supprimera l'accès de l'utilisateur à la ressource sélectionnée.
- Supprimer de tous, supprimera l'accès à la ressource sélectionnée et à celles associées. Ex. Les collections qui sont associées/incluses dans une bibliothèque. Remarque: Assurer-vous également que les utilisateurs n'aient pas accès au niveau Organisation.
- Visualiser l'activité de l’utilisateur. Cela vous amènera à une nouvelle page où vous pourrez voir les actifs visualisés par l'utilisateur, ses téléchargements, ses partages et tout autre activité.
Lien d'invitation réutilisable
Si vous souhaitez créer un lien pour l'inclure dans un e-mail ou pour le distribuer universellement dans le but d'inviter des utilisateurs à rejoindre votre bibliothèque ou collection, vous pouvez le faire en tant qu'administrateur en suivant les étapes suivantes :
- Dans la page de gestion des utilisateurs, sélectionnez la ressource dans laquelle vous souhaitez inviter les utilisateurs et mettez un * dans la boîte d'invitation, sélectionnez les permissions de l'utilisateur que le lien accordera, et sélectionnez Envoyer des invitations.
- Vous verrez alors apparaître le lien d'invitation dans la zone grise où vos invitations en attente s'affichent habituellement.
- Cliquez sur le bouton Copier le lien d'invitation pour récupérer le lien et le distribuer aux utilisateurs.
Si vous avez des questions concernant cette fonctionnalité ou si des utilisateurs rencontrent des difficultés pour accepter les invitations, veuillez contacter enterprisesolutionssupport@gettyimages.com.