共有リンクの作成
アセットモーダルから作成する
ライブラリーまたはコレクショングリッドから共有する
アセットを一括で共有する
共有リンクの設定を編集する
リンクを登録ユーザーのみに限定する:メディアマネージャーのアカウントがあるユーザーしかアクセスできないリンクになります。このオプションをオンにした場合、[アクセス時にメールアドレス入力が必須]は選択できなくなります。また、ライブラリーの設定で「リンクを登録ユーザーに限定する」を設定した場合も、同じです。
リンクに期限を設定する: 共有リンクの有効期限を設定します。 期限を過ぎると、リンクにアクセスできなくなります。
共有リンクのアクティビティを通知する: 共有リンクのアセットを誰かが閲覧またはダウンロードすると、共有リンクの作成者に通知されます。 通知は、リンク作成者のメディアマネージャーのマイプロフィールの通知、またはメールで送られます。 通知センターの通知は、共有リンクのアクティビティに応じてリアルタイムに送られます。 メール通知は1時間ごとに送信されます。
ギャラリービューを有効にする: ギャラリービューは、ブランドイメージに沿った洗練された画像表示を行います。セクション、アセット名、アセットの詳細などの追加情報は表示されませんが、画像ファイルのすべてが表示され、ダウンロードしたい場合は、画像の上をマウスオーバーするとダウンロードオプションを選択することができます。共有リンクが登録ユーザーのみに限定されている場合、ギャラリー ビューを有効にすることはできません。ギャラリー ビュー共有リンクの左上にロゴをアップロードして表示させることもできます。
管理者による初期設定
管理者は、[設定] > [一般設定] > [詳細] タブから、ライブラリー全体の既定の共有方法を設定することができます。
セキュリティを高めるために、管理者は [ファイルの共有範囲] を[Users of this Library]を選択することで、共有する相手をメディアマネージャーの登録ユーザーのみに制限できます。
管理者は、[共有リンクをデフォルトで非公開にする] を有効にすることで、共有リンクをデフォルトで非公開にすることができます。ただし、ユーザーは共有リンクの詳細設定で、リンクをパブリックに戻すことができます。
管理者は、[デフォルトで新しい共有リンクの有効期限を設定する] を有効にすることで、共有リンクのにデフォルトの有効期限を設定し、期限が来たらリンクが無効になるよう設定することができます。
管理者は、[共有リンクのアクセス時にメールアドレスを入力] を有効にすることで、共有リンクにアクセスする際、メールアドレスの入力を必須にすることができます。アクセスの際に入力したメールアドレスにより、Insights でユーザーを追跡できるようになります。この時のメールアドレスは、メディアマネージャーの登録ユーザー情報とは関係ありません。
共有リンクからアセットを削除する
共有リンクに編集権限があるユーザーは、既存の共有リンクにアクセスしてアセットを削除することができます。編集権限があるユーザーは以下の通りです:その共有リンクが作成された画面の管理者、共有リンクを作成したゲストユーザーまたはコラボレーター。
- 共有リンクからアセットを削除するには、まずその共有リンクURLへアクセスします。
- 共有リンクの画面で、削除したいアセットを選択してください。
- 下に一括ツールバーが表示されます。そこにある[共有リンクから削除] ボタンをクリックします。
- アセットの削除を確認するポップアップウィンドウが表示されます。[アセットを削除する]ボタンをクリックします。
- 画面の右上に、以下のようなメッセージが表示され、リンクからアセットが削除されたことが分かります。
共有リンクにアセットを追加する
既存の共有リンクからアセットを削除することができるユーザーは、同じように既存の共有リンクにアセットを追加することができます。
- 既存の共有リンクに追加したいアセットを選択します。アセットを選択すると、一括ツールバーが表示されます。
- 一括ツールバーの[追加する:]ボタンから、[共有リンクに追加] を選択します。
- 既存の共有リンクを検索する新しい画面が表示されます。以下の方法で既存の共有リンクを検索することができます:
- 共有リンクのURL (完全一致)
- 共有リンク名 (部分一致)
- 共有リンクの作成者 (メールアドレス)
管理者ユーザーは、[作成した共有リンクのみを表示する] をオンにすると自分が作成したものだけが表示されます。
- 検索結果に出てきた共有リンクをクリックすると、画面の右側にプレビューが表示されますので、そこで内容を確認することができます。結果がひとつしかなかった場合は、選択しなくてもその共有リンクのプレビューが表示されます。
- [共有リンクに追加] ボタンをクリックします。アセットが共有リンクに追加され、追加に成功したという確認画面が表示されます。
共有リンクの編集権限があるユーザーに表示される情報
編集権限のあるユーザーは、共有リンクにアクセスすると、リンクの右側にある二つのパネルで共有リンクの詳細情報を見ることができます。最初のパネルには、以下の情報が表示されています:
- アセットの共有元ライブラリー/コレクション名
- 見えないアセット(提供終了、公開期限外、非承認など)の数
- 見えているアセットの数
- 共有リンクが公開か非公開か
- 共有リンク作成日
- 共有リンクの有効期限が切れる日
- 共有リンクの作成者
- 通知- ボタンによってオン/オフの設定ができます。オンにしておくと、この共有リンクにユーザーのアクセス履歴が表示されます。
二番目のパネルが共有リンクのアクセス履歴です。リンクにアクセスしたユーザーのメールアドレスと日付と時間が表示されます。
共有リンクを一括で管理する
管理者は、 設定 > 一括管理 > 共有リンク へアクセスし、すべての共有リンクを管理することができます。
共有リンクの管理画面では、管理者は以下のことを行うことができます。
- 共有リンクの設定情報:共有リンク名、共有リンク作成者、素材数、アクセス権限、作成日、有効期限、アクセス時にメールアドレスの入力が必須か否かなどを確認することができます。
- 共有リンクの設定を編集・変更するには、リンクの[編集] をクリックします。
- 共有リンクを個別に削除するには、共有リンクの右側にあるごみ箱アイコンをクリックします。
- 一括で共有リンクを削除するには、各共有リンクの左側にあるチェックボックスを複数選択します。Shift+クリック を利用すると、複数行のリンクを一度に選択できます。選択が完了したら、左上にある [Delete ] ボタンをクリックします。